Software de planillas:

qué es y cómo puede ayudarle en la administración de personal en su empresa

Se ha considerado acertadamente que el aspecto más importante de la administración de una organización es la gestión de los empleados. Los profesionales de Recursos Humanos (RRHH) no solo deben dedicar tiempo para el reclutamiento, la contratación, y la capacitación, sino que también realizan un seguimiento de las horas trabajadas, la nómina y los beneficios.

Debido a la dimensión de la carga de trabajo, es vital para el área de RRHH gestionar la nómina o planilla con la ayuda del software de recursos humanos o sistema de planillas con el fin de mejorar el rendimiento de su organización. Un sistema de planillas integral y correctamente implementado puede transformar la forma en que se maneja la nómina en una empresa.

Pero, ¿de qué se trata? Acompáñenos en este artículo mientras definimos qué es un software de planilla, cómo puede ayudar a su negocio y qué implica implementarlo en su empresa.

¿Qué es el software de planillas?

Un software o sistema de planillas es una herramienta para manejar, almacenar y automatizar procesos de gestión de nómina como el pago de planilla, registro de asistencia y control de vacaciones. Esta solución se fundamenta en la automatización para facilitar la administración de la nómina de su empresa.

Al automatizar estos procesos, usted logra reducir el tiempo que invierte en los cálculos de planilla, organiza toda la información pertinente a RRHH y tiene una visión clara de las relaciones laborales con sus colaboradores.

¿Qué beneficios ofrece un sistema de planillas?

¿Qué beneficios ofrece un sistema de planillas?

 

Entre muchos beneficios, el sistema de planillas le ofrece una manera fácil de realizar un seguimiento de los registros de los empleados, administrar las finanzas, llevar control de asistencias y visualizar el perfil de sus colaboradores en el sistema con facilidad. Más concretamente, estos son algunos de los principales beneficios de implementar un software de gestión:

1. Optimiza sus tiempos y evita errores

La clave del software de planilla radica en la automatización, por lo que la inversión de tiempo en los procesos y cálculos se reduce significativamente. Tener procesos automáticos como la generación de reportes y el cálculo de conceptos de pago, además le brinda exactitud en tiempo real.

No tendrá que invertir más tiempo en hojas de cálculos ingresando datos, perfeccionando fórmulas y saltando de una hoja a otra. Tratar con cifras y pagos es un asunto de cuidado. Con seguridad no querrá correr el riesgo de pagarle mal a un colaborador. Con una herramienta que genera los cálculos por usted, se puede asegurar de tener cifras correctas sin tener que volver a comprobarlas.

2. Le ayuda a cumplir con las regulaciones

Parte de manejar la nómina con éxito implica cumplir con las responsabilidades por ley, incluyendo la reportería a entidades como el Instituto Nacional de Seguros (INS) y la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). Por medio de un sistema de planilla, sus informes de INS y CCSS se generan de forma automática conforme a los requerimientos.

 

3. Centraliza y actualiza su información

No dedique más tiempo del necesario en sumergirse en archivadores. Por medio de un software de gestión usted puede disponer de la documentación correspondiente a cada uno de sus colaboradores en un solo punto de fácil acceso.

Asimismo, no hay porqué temer cuando la junta ejecutiva le solicita reportes o estados financieros. Con un sistema automatizado, usted puede obtener la información fácilmente, y tiene la seguridad de que es lo más actualizada posible y que aportará valor en la toma de decisiones ejecutivas.

 

4. Mejora la comunicación y establece confianza

Ya que el sistema de planilla le permite tener un registro de la relación con sus empleados, la respuesta ante consultas o solicitudes es oportuna y eficaz. Además, tanto usted como sus colaboradores están confiados de que no habrá atrasos en el cumplimiento de los pagos, lo que permite aumentar la moral y mantener un ambiente de trabajo colaborativo y estable.

 

5. Reduce sus costos y aumenta la productividad

Por medio de la automatización, la gestión de nómina se puede realizar sin la necesidad de contratar nuevo personal. Al reducir la cantidad de tareas, incluso podrá reasignar labores, volviendo a su equipo de trabajo más productivo.

 

Aspectos que debe tomar en cuenta antes de invertir en un software de planillas

 

Ante la necesidad de una solución automatizada para llevar una planilla, han surgido muchas y buenas opciones en el mercado. Por este motivo, es necesario que dedique tiempo a identificar uno que se amolde a las necesidades de su empresa. Para esto, debe tomar en cuenta algunos aspectos antes de apresurarse a invertir en uno.

 

1. Requerimientos técnicos

El objetivo del software es facilitar las tareas del encargado de planillas para que pueda cumplir con la administración de forma más eficiente. Asegúrese de que el sistema en el que está interesado cuenta con los requerimientos técnicos que realmente le permitan optimizar sus procesos administrativos.

Todo buen sistema de planillas cuenta con funcionalidades clave para brindar beneficios básicos, entre ellas las siguientes:

  • Integraciones con hardware, por ejemplo el reloj de marcas, para el control de asistencia.
  • Integraciones con otros sistemas de negocio como ERP.
  • Integraciones con plataformas de entidades bancarias para automatizar transferencias.
  • Automatización de procesos como el envío automático de boletas de pago de forma masiva.
  • Automatización de cálculos de planilla como cesantías, vacaciones y aguinaldos.
  • Generación de archivos de reportes (CCSS/INS).

 

2. Necesidades de su empresa

La implementación del sistema ideal dependerá de las necesidades propias de su empresa. La oferta de software puede diferir en las funcionalidades que presenta, por lo que es ideal que evalúe las funcionalidades en relación a los retos que enfrenta su departamento de RRHH actualmente.

Sin importar la conclusión a la que llegue, su sistema debería permitirle:

  • Minimizar la gestión de tiempo en el departamento de RRHH.
  • Cumplir con regulaciones que podrían evitar complicaciones a futuro.
  • Contar con respaldo de datos.

 

3. Proceso de implementación

La puesta en marcha de un sistema de planillas para administrar RRHH requiere invertir tiempo y designar recursos para la correcta implementación. Por eso es importante que se asegure de que su empresa cuenta con todos los implementos necesarios para hacer que este proceso se desarrolle sin problemas.

Además, este proceso evidencia la necesidad de buen acompañamiento por parte del proveedor. De este modo, usted puede saber con seguridad qué requerimientos debe cumplir su empresa para la implementación y se asegura de que su sistema opere de la mejor manera. La orientación de los consultores a lo largo del proceso se muestra invaluable una vez que ha finalizado.

 

¿Cómo se implementa el sistema de gestión de planilla en una empresa?

 

Ahora que conoce la importancia del acompañamiento, se preguntará: ¿Qué sucede en el proceso de implementación? Aunque el proceso puede variar dependiendo de la metodología del proveedor, estos son algunos pasos que se pueden presentar durante esta etapa.

 

1. Análisis del proyecto

En primera instancia se debe analizar el proyecto, para presentar un plan de acción adecuado, tomando en cuenta tiempos y necesidades del departamento de RRHH y la empresa en general.

 

2. Diagnóstico

Antes de iniciar el proceso, es necesario definir con el encargado de planillas temas como:

Sin importar la conclusión a la que llegue, su sistema debería permitirle:

  • Formas de pago
  • Método de control de asistencia
  • Existencia de personal pensionado
  • Estado en relación a CCSS

Este diagnóstico ayuda a tener un panorama claro una vez que comienza la capacitación.

 

3. Capacitación

El programa de capacitación involucra diferentes sesiones en las que se abordan distintos procesos, como la creación de perfiles y nóminas, y la configuración de conceptos de pago. Lo ideal es que usted pueda tener un claro entendimiento de cada procedimiento y contextualizar con ejemplos reales pertinentes a su empresa.

El software de planilla puede ser una gran herramienta para optimizar su administración de personal. Puede lograr más en menos tiempo y asegurarse de tener cálculos actualizados y correctos al alcance de la mano. La clave está en tener la herramienta correcta.

QUPOS Recursos Humanos es el software de nómina que integra las funcionalidades esenciales de administración de personal para reducir el tiempo que invierte en la planilla, mientras le habilita para aumentar la productividad en su empresa. Además QUPOS le brinda el respaldo que necesita para completar la correcta implementación de su sistema de planilla y comenzar a automatizar procesos administrativos.

Si está convencido de los beneficios que le puede brindar el uso de un sistema de planillas, quizá le interese obtener un video de demostración para ver en mayor detalle lo que QUPOS RRHH puede hacer por su gestión de nómina.

 

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