1. Control de inventarios
Es importante mencionar que el manejo inadecuado de inventarios, se presta al robo hormiga, mermas y desperdicios de los productos, causando un impacto negativo en la sostenibilidad de la compañía.
Por otro lado, tenemos el desabastecimiento, sin un correcto control del inventario, las ventas podrían disminuir, porque a nadie le gusta ir a un comercio donde no encuentra lo que busca.
Tenemos en el polo opuesto el sobreabastecimiento, este ocasiona una disminución en el margen de utilidad porque la estrategia que encuentran los comercios para salir del apuro, es vender los productos en liquidación, para al menos no perder el monto de inversión.
Para evitar los dos extremos y garantizar la forma correcta de administrar un negocio, debemos cuidar con pinza el proceso definido para la adquisición de los productos, el ritmo de abastecimiento y la rotación de las marcas y productos. Por supuesto que los métodos tradicionales como excel pueden resultar poco viables en la medida que el negocio crece, por eso recomendamos usar un sistema ERP.
Obviamente el sistema no puede hacer todo por sí solo, se necesita una intervención del factor humano que le permita ser eficiente, para ello es recomendable leer: 3 errores en el control de inventarios y cómo evitarlos.
2. Cierre de caja diario
El cierre de caja es uno de los rituales más importantes al terminar las labores del día del comercio, pero también puede ser el más tedioso y de cuidado al administrar un negocio. Un descuadre de centavos de forma recurrente, puede repercutir gravemente en la declaración de impuestos.
Está de más decir que en una buena administración del negocio, el cierre de caja no puede arrojar faltantes ni sobrantes, para ser así de certeros te brindamos estas recomendaciones.
3. Gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Ambas son importantes, no se puede subestimar ninguna; si no se gestionan bien los cobros podrías ir a bancarrota y si no eres puntual con los pagos puedes aumentar el endeudamiento o perder buenos proveedores.
Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar, son parte medular de la salud financiera de una empresa. Sus cancelaciones en tiempo y forma, ayudan a mantener una buena relación entre proveedores y empresa. Por el contrario, caer en mora significa perderlos y generar una mala imagen de su compañía.
La correcta gestión implica estar pendiente de los pagos vencidos, tener siempre respaldo de facturas, tener un sistema eficiente para el cálculo de costos y otras implicaciones, puedes ahondar en esto en el siguiente artículo: 5 errores a evitar en el proceso de cuentas por pagar.
Lo ideal para evitar estas complicaciones, es optar por un sistema de cuentas por pagar. Con él, podrá identificar las facturas duplicadas con mayor facilidad, y así evitar cancelar la misma deuda dos veces.
Cuentas por cobrar
A través de este proceso, es posible definir estrategias más eficaces para contactar a los clientes que tienen pendiente sus pagos. En esencia, es el soporte para obtener el dinero por el servicio ofrecido por su empresa.
En una época en la que la tecnología avanza a pasos agigantados, resulta difícil de creer que muchas empresas no aprovechen sus beneficios para administrar un negocio. Si bien las organizaciones han descubierto el poder de las herramientas digitales para la consolidación de la marca, aún mantienen métodos arcaicos para ciertos procesos esenciales, tal es el caso de las cuentas por cobrar.
Un software punto de venta facilita de manera significativa este proceso, lo automatiza y lo hace más eficiente. Implementarlo, le ayudará a reducir el riesgo de perder cuentas importantes que deben cobrarse; de modo que garantice el flujo de efectivo.
Cómo elegir un sistema punto de venta
Elegir el sistema punto de venta puede resultar retador, sobre todo por el temor que una vez en uso pueda fallar, que los colaboradores no se adapten con rapidez y que el proceso de atención al cliente, en lugar de mejorar, retroceda en agilidad.
El punto más importante a la hora de seleccionar un software ERP o punto de venta, es saber si la empresa desarrolladora ofrece planes de soporte constante para atender consultas sobre el uso de sus módulos.
El software debe mantenerse en constante evolución con la actualización de nuevas versiones, para adaptarse a los cambios de la tecnología y evitar la obsolescencia.
También hay otros aspectos que son de mucha importancia que influyen en la eficiencia de la administración del negocio como la capacitación, la experiencia con negocios como el suyo y la capacidad de integrarse con otras herramientas como POS o datáfonos, si quiere ahondar en este tema, puede leer el siguiente artículo: 5 pasos para elegir un software punto de venta.
4. Cierre de ventas
Los cierres de ventas no solo dependen de la oferta, sino también de la forma en la que se trata al consumidor. Es más probable que usted vaya a un centro comercial donde es atendido con diligencia y calidad, en lugar de una tienda con atención deficiente.
En el sector comercial, el uso de un sistema ERP es sinónimo de agilidad y orden. Para las pymes, estas características son fundamentales en su desarrollo. Una atención de calidad mejora el cierre de ventas. Sistemas como Qupos ERP, proporcionan el control de las principales áreas relacionadas a ventas. ¿Ha perdido algún cliente por la ausencia de productos en el stock?
Si aprovecha las ventajas tecnológicas de la época y exprime su funcionalidad al máximo, pronto será reconocido entre los clientes. Será el factor que lo diferencie, el apartado que le brinde mayor prestigio sobre la competencia.
5. Control de asistencia
A medida que su empresa se desarrolla y posiciona sólidamente en el mercado, resulta indispensable la contratación de nuevo personal. Este crecimiento debe ser visto con astucia, pues el éxito de la empresa debe acompañarse de prácticas que ayuden a mantenerse en las vías correctas del crecimiento organizacional.
El control de asistencia contribuye a optimizar los procesos de la empresa, aumentando la productividad de cada área y por tanto en la eficiencia de la administración del negocio. Este es un punto a considerar, pues los colaboradores también son uno de los costos fijos más elevados para cualquier empresa, bien sea Pymes o macroempresas.
Sin embargo, el control de asistencia es un proceso que se dificulta cuando las empresas crecen. Es prácticamente imposible para un ser humano llevar el control de entrada y salida de cientos o miles de colaboradores.
Un Software de Recursos Humanos es la solución perfecta para llevar un preciso control de asistencia gracias a la automatización del proceso. El uso del software debe permitir una correcta gestión sobre la asistencia de los colaboradores, reporte de estadísticas, aumento en la productividad y un buen control en el flujo de las labores.
6. Facturación electrónica
Desde que la facturación electrónica se volvió obligatoria, muchas empresas perdieron el enfoque, se utiliza para cumplir un requerimiento, cuando realmente es una inversión que apunta al mejor control y a la rentabilidad.
¿Sabe cuánto tiempo se invierte en la verificación de facturas emitidas y recibidas de todo el año? ¿Y cuánto tiempo se pierde en sistemas de facturación poco eficientes que disminuyen la productividad de las ventas?
Con Qupos ERP, facturar electrónicamente será cuestión de segundos y al alcance de un par de clics. Mientras más eficaz sea el proceso, dispondrá de mayor tiempo. Al tener más tiempo, podrá incrementar la cantidad de facturas emitidas diariamente. En resumen, apreciará un aumento en sus ingresos.
7. Mantenga al día la información que su contador necesita
Entregar a tiempo toda la información que su contador requiere es algo fundamental para mantener un adecuado manejo de las finanzas, lo cual permite, además, tomar decisiones cruciales en el momento preciso.
Este es un aspecto en el que Qupos ha dedicado mucho esfuerzo, para facilitar las tareas rutinarias y permitir a nuestros clientes despreocuparse de organizar su información e invertir el tiempo en labores más relevantes para su negocio.
Qupos le presenta toda la información que el contador requiere en un único reporte consolidado: Ventas, compras, notas de crédito, notas de débito, con los respectivos montos (montos exentos, montos gravados, montos total de impuestos), con toda la información exportable a Excel, en un formato fácil de entender para cualquier contador.
Esto no sólo le ahorrará tiempo, sino que también le permitirá crecer, apoyándose en el análisis de la información archivada y generada por el accionar diario de su actividad comercial.
Igualmente Qupos cuenta con toda la información histórica del valor de los inventarios, montos en cuentas por cobrar y montos en cuentas por pagar, esta información histórica se puede obtener en cualquier momento.
Si en este punto, le ha interesado saber más sobre el sistema de gestión empresarial Qupos, le invitamos a que solicite una cotización y converse con uno de nuestros asesores para identificar cómo podemos ayudarle.
